Nieuws

Zorg dat je mailbox tijdens zienswijzen- en bezwaartermijnen opgeruimd is!

Er zijn volgens mij nog veel gemeenten die geen mogelijkheid geven om tegen een ontwerp besluit per e-mail een zienswijze in te dienen. Maar dat wil echter niet zeggen dat je hier dan niet alert op moet zijn. Mis je namelijk een zienswijze die toch per mail is ingediend, dan kun je niet zomaar zeggen dat een later ingesteld beroep niet-ontvankelijk is.

Sinds afgelopen jaar vraagt de Raad van State jou namelijk om je mailbox tijdens zienswijzentermijnen, maar ook tijdens bezwaartermijnen goed in de gaten te houden!

Voorbeeldje
In een poging om de strijdende partijen op één lijn te krijgen, heb je tijdens een bestemmingsplantraject niet alleen regelmatig contact met de initiatiefnemer, maar ook met een reclamant die dit bestemmingsplan helemaal niet ziet zitten.

Ben dan wel alert wanneer het ontwerp bestemmingsplan ter inzage ligt. Hou je mailbox goed in de gaten. Ook al heeft jouw gemeente nooit kenbaar gemaakt dat men een zienswijze ook per e-mail kan indienen (artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht).

Wanneer je namelijk van de reclamant tijdens de terinzagelegging van het ontwerp bestemmingsplan een mailtje krijgt waarmee hij een zienswijze wil indienen, dan wordt minimaal van jou verwacht dat je hem een ‘herstelmogelijkheid’ geeft.

Doe je dat niet, dan mag je de reclamant niet in beroep afserveren met het verwijt dat hij niet op tijd een schriftelijke of mondelinge zienswijze heeft ingediend. Een reclamant kan immers – over het algemeen – alleen beroep instellen tegen een bestemmingsplan wanneer er tijdig tegen het ontwerpplan een ‘officiële’ zienswijze is ingediend. Wanneer je hem echter – na die mail – geen herkansing gaf, terwijl je dat wel had moeten doen, dan kun je hem niet tegenwerpen dat hij geen schriftelijke of mondelinge zienswijze heeft ingediend.

Overigens, ook wanneer een zienswijze in een brief is gezet en deze brief als bijlage bij een e-mailbericht is gevoegd, dan is er géén sprake van een schriftelijke zienswijze.

‘Vervelende’ tip
Het is misschien vervelend, maar het bovenstaande geldt niet alleen wanneer de in een mail vervatte zienswijze naar jou als behandelend ambtenaar van het ontwerp bestemmingsplan is gestuurd, maar ook wanneer die mail naar het officiële e-mailadres van de gemeente (of van de ambtelijke dienst) is gestuurd. Dat zal in de praktijk echter nog niet meevallen om ook die mailbox hierop te screenen.

Mocht echter een collega van jou die mail ontvangen, terwijl de reclamant hier niet of nauwelijks (in de betrokken zaak) contact mee heeft gehad, dan hoeft er geen herstelmogelijkheid te worden geboden.

Trouwens, het een en ander geldt niet alleen bij de zogenaamde ‘uniforme openbare voorbereidingsprocedures’ van bestemmingsplannen of bepaalde omgevingsvergunningen, maar waakzaamheid is ook geboden bij bezwaarprocedures. Ook dan is een ‘opgeruimde’ mailbox sterk aan te bevelen. Het niet meewegen in de nadere besluiten van zienswijzen of bezwaren die ‘achteraf’ toch ontvankelijk blijken te zijn, kan immers erg vervelend uitpakken voor deze besluiten!

Wil je burgers (en organisaties) toch de gelegenheid geven om electronisch een zienswijze of bezwaar in te dienen, dan is een speciaal hiervoor opgezet ‘webformulier’ op de site van de gemeente misschien een idee. Ook kun je voor dit electronische traject bepalen dat er alleen via een bepaald e-mailadres zienswijzen of bezwaren kunnen worden ingediend (met nadere eisen in de zin van artikel 2.15, lid 1 Algemene wet bestuursrecht).

Bron: ABRvS 23 januari 2013, 201205963/2/R3, ABRvS 26 september 2012, 201108509/1/R4 en ABRvS 29 augustus 2012, 201112596/1/A1

Frank HabrakenZorg dat je mailbox tijdens zienswijzen- en bezwaartermijnen opgeruimd is!